UPDATE blog ‘De AVA in Coronatijd’

UPDATE blog ‘De AVA in Coronatijd’

De afgelopen maanden heeft het Coronavirus ingrijpend huisgehouden. De ontwikkelingen volgen elkaar in rap tempo. Zozeer zelfs dat mijn recente blog van 2 april 2020 inmiddels al is achterhaald.

Wat is er sindsdien gebeurd? Heel veel, dat zult u vast hebben gemerkt. Als ik mij beperk tot het onderwerp van mijn laatste blog, kan ik u melden dat per 24 april 2020 een tijdelijke wet van kracht is geworden, namelijk de Wet houdende tijdelijke voorzieningen op het terrein van het Ministerie van Justitie en Veiligheid in verband met de uitbraak van COVID-19 (Tijdelijke wet COVID-19).

Tijdelijke wet COVID-19

De noodwet regelt onder meer dat algemene vergaderingen van rechtspersonen tijdelijk op afstand (digitaal) kunnen plaatsvinden door gebruik te maken van elektronische communicatiemiddelen. De noodwet maakt het daarnaast ook mogelijk dat wettelijke termijnen worden verlengd. Of er van de mogelijkheden gebruik wordt gemaakt, en zo ja van welke van de mogelijkheden, is aan het bestuur om te bepalen.

Ik licht enkele mogelijkheden die de noodwet biedt kort nader toe.

Uitstel vergadering

Eén van de mogelijkheden die de noodwet geeft, is dat het bestuur mag bepalen dat de termijn waarbinnen de jaarlijkse algemene vergadering moet worden gehouden maximaal met vier maanden zal worden verlengd. Onder meer voor verenigingen biedt dit een mogelijkheid om de algemene ledenvergadering op een later tijdstip (wellicht) alsnog in fysieke vorm door te laten gaan, dan wel geeft dit enige ruimte voor het bestuur en de leden om zich voor te bereiden op een digitale ledenvergadering (let wel op de duur van de tijdelijke regeling tot in beginsel 1 september 2020, zie hierna).

Uitstel opstellen jaarrekening

Een andere mogelijkheid die de noodwet biedt is de mogelijkheid die het bestuur heeft gekregen om het opstellen van de jaarrekeningen te verlengen. Het uitstel betreft 4 maanden voor verenigingen en coöperaties en 5 maanden voor de NV en de BV.

Digitale vergadering

Met de noodwet wordt het mogelijk om af te wijken van de wettelijke en statutaire voorschriften om de vergaderingen fysiek plaats te laten vinden. Een algemene vergadering zonder dat leden of aandeelhouders toegang hebben tot een fysieke vergadering is geldig, mits aan een aantal voorwaarden wordt voldaan:

  1. De algemene vergadering moet voor leden langs elektronische weg te volgen zijn;
  2. De leden tot uiterlijk 72 uur voorafgaand aan de vergadering in de gelegenheid zijn gesteld om schriftelijk of elektronisch vragen te stellen over de onderwerpen die bij de oproeping zijn vermeld;
  3. Deze vragen uiterlijk tijdens de vergadering worden beantwoord en deze antwoorden worden gepubliceerd, bijvoorbeeld op de website van de vereniging, of via een elektronisch middel toegankelijk zijn gemaakt voor leden;
  4. Het bestuur spant zich ervoor in dat tijdens de vergadering langs elektronische weg vragen kunnen worden gesteld, tenzij dit in het licht van de omstandigheden van dat moment in redelijkheid niet kan worden gevergd. De voorzitter van de vergadering kan een en ander nader bepalen in het belang van de orde van de vergadering;
  5. Het bestuur kan bepalen dat het stemrecht tijdens de vergadering kan worden uitgeoefend door middel van een elektronisch communicatiemiddel, dan wel voorafgaand aan de vergadering door middel van een volmacht of steminstructie aan een daartoe door de rechtspersoon aangewezen gevolmachtigde.

Duur en terugwerkende kracht

De noodwet heeft een tijdelijk karakter tot in beginsel tot 1 september 2020, tenzij de beperkingen die zijn ingesteld om de gevolgen van het Corona-virus te beperken het echter noodzakelijk maken dat een verlenging noodzakelijk is. Na 1 september 2020 keert in beginsel dan ook de oude situatie terug.

Tot slot heeft de noodwet terugwerkende kracht tot en met 16 maart 2020, zodat de wet ook geldt voor algemene vergaderingen die al hebben plaatsgevonden in de periode vanaf 16 maart 2020.

Mocht u vragen hebben of meer informatie willen, neem dan contact op met mr. E. (Egbert) Douma

ADVOCATENKANTOOR ALDERSE BAAS

Wij zijn er om jou te helpen!

Door deze website te blijven gebruiken, gaat u akkoord met het gebruik van cookies. meer informatie

De cookie-instellingen op deze website zijn ingesteld op 'toestaan cookies "om u de beste surfervaring mogelijk. Als u doorgaat met deze website te gebruiken zonder het wijzigen van uw cookie-instellingen of u klikt op "Accepteren" hieronder dan bent u akkoord met deze instellingen.

Sluiten